Por Gabriel Mendes
Quando se fala em gestão de estoque, grande parte dos empresários anseiam por ter um controle efetivo sobre a compra de insumos, o estoque de materiais, o planejamento da produção, a gerência e conservação de diversos itens, entre outros. Nesse artigo, vamos apresentar o Material Requirements Planning (MRP I), que auxilia na Gestão de Estoque e Mapeamento de Processos das empresas.
Nesse artigo, você conhecerá:
- O que é MRP?
- Diferenças entre MRP I e MRP II
- Como adaptar o MRP á realidade das micro e pequenas empresas?
- 5 passos para aplicar o MRP I na sua empresa
O QUE É MRP?
A princípio, antes de aprender a aplicar o MRP para ter domínio sobre seu estoque, é necessário entender o conceito macro dessa ferramenta e como ela é utilizada em sua integralidade.
Na realidade de uma indústria, adota-se a definição de ERP (Enterprise Resource Planning), no qual é feito um Planejamento de todos os recursos empresariais, envolvendo procedimentos corporativos e produtivos.
Assim, através de um sistema de Gestão empresarial (como SAP, Sankhya, TOTVS, entre outros) é possível estabelecer um processo otimizado e praticamente livre de falhas, desde a compra de insumos e o controle do estoque e manufatura até a venda de produtos acabados e a baixa no inventário.
Dessa forma, um dos tópicos que contemplam esse conjunto de dados é o MRP, dividido em MRP I e MRP II.
Diferenças entre MRP I e MRP II
Enquanto o MRP II (Manufacturing Resources Planning) permite que engenheiros e administradores planejem os itens de manufatura e avaliem as implicações futuras do processo, o MRP I (Material Requirements Planning) fornece um método seguro para gerenciamento da compra e manutenção de matéria-prima e materiais auxiliares.
Caso programado da forma correta, o MRP I dispõe aos administradores o estoque mínimo e máximo ideal para cada material utilizado, de forma que não haja escassez/parada produtiva ou desperdício/aumento em custos.
O que constitui o MRP I?
A constituição do Material Requirements Planning deve levar em conta os seguintes critérios:
- Tamanho do lote: a quantia disponível em cada agrupamento do material (Ex: item x é vendido em lotes fechados de 50 quantidades. Logo, só é possível comprar múltiplos de 50 do produto x).
- Necessidade diária: a média diária de utilização do material.
- Estoque de Segurança: a quantidade que é necessária manter em estoque para que não haja escassez do material, mesmo que ocorra um aumento brusco no consumo.
- Lead Time do Fornecedor: o tempo que leva pra o item ser acrescentado no estoque, a partir do primeiro pedido ao abastecedor até o período de processamento, transporte e entrega.
- Quantidade a ser utilizada no período: qual a previsão da utilização do insumo em determinado intervalo de tempo, de acordo com o Plano de Controle da Produção (que define a quantia de materiais acabados que serão fabricados e disponibilizados para venda).
Por conseguinte, na prática o sistema ERP leva em conta tais critérios para realizar o cálculo do Estoque Mínimo aceitável e Estoque Máximo, para cada material utilizado.
Desse modo, diariamente, o sistema fornece um relatório de todos os itens abaixo do MRP mínimo aos colaboradores responsáveis pelo estoque, para que estes encaminhem Requisições de Compra aos Compradores da empresa. Consequentemente, eles entrarão em contato com os fornecedores, alinhando o suprimento dos materiais.
COMO ADAPTAR O MRP À REALIDADE DE MICRO E PEQUENAS EMPRESAS?
Segundo dados do SEBRAE, em 2020, os micro e pequenos estabelecimentos representam 99% das empresas do Brasil e são responsáveis pela geração de 30% do PIB nacional.
Logo, como viabilizar um controle eficiente do estoque a esses empresários que, na maioria das situações, não têm capacidade operacional e financeira para implantação de um sistema ERP?
Primeiramente, é necessário eleger as ferramentas corretas, como o Microsoft Excel (para tabulação dos dados e extração de relatórios); o Trello, para o gerenciamento das compras por prioridade; o Google Agendas, que auxilia com datas e prazos de uma maneira mais intuitiva, além de realizar agendamentos; e o Lucidchart/Bizagi, que faz o mapeamento do processo logístico da empresa.
Em seguida, é necessário traçar a rotina mais adequada ao negócio, voltado à Gestão do Estoque.
Essa rotina deve conter, entre outros fatores, métodos para integrar as informações fornecidas pelas diversas ferramentas escolhidas, distribuição de funções pelos colaboradores e métodos para o gerenciamento de riscos no processo.
Para esse mapeamento, comece pela identificação do objetivo principal, isto é, pela estocagem eficiente de todos os insumos, de forma que não falte ou desperdice algum item.
Posteriormente, trace o ponto central para atingir tal objetivo (a compra do material) e reconheça os acontecimentos anteriores (identificação da ausência do insumo, orçamento com fornecedores, etc.) e posteriores, como recebimento e armazenamento.
Com as principais etapas mapeadas, destrinche cada ponto principal em pequenas atividades necessárias, divididas pelos colaboradores responsáveis. Por fim, capacite os integrantes do processo e garanta a efetividade.
Para a rotina estabelecida funcionar, vale ressaltar que é fundamental definir a quantidade ideal de cada material para funcionamento pleno das operações.
Apesar de dificultado pela ausência do sistema, ainda é possível realizar tal estudo e determinar um MRP I assertivo, desde que siga aos critérios de planejamento, controle e manutenção.
5 PASSOS PARA TRAÇAR O MRP I NA SUA EMPRESA
Para a definição manual do MRP dos itens de estoque dentro da sua realidade, é recomendado seguir as seguintes etapas:
1. Formulação da árvore de produtos
A princípio, construa um mapeamento para cada item ofertado ao mercado, demonstrando todos os itens componentes e suas respectivas quantidades proporcionais necessárias à fabricação do produto final.
2. Lista de materiais
Construa uma tabela referencial com todos os itens presentes no estoque, desde matérias-primas, embalagens e insumos até produtos acabados.
Tal quadro deverá conter critérios como Tipo (matéria-prima, material indireto, embalagens, produto acabado, etc.), Quantidade por lote, Unidade de medida, tempo para fornecimento, classificação (comprado ou produzido) e Quantidade em estoque.
3. Plano Mestre de Produção
Periodicamente, trace um Planejamento para produção, de acordo com a previsão de vendas. Essa previsão pode ser feita com base na análise do padrão de vendas anteriores. Em seguida, construa um quadro com o resumo de quantos produtos pretende confeccionar.
4. Quadro de MRP por material
Defina tabelas para todos os itens necessários para produzir o que foi estabelecido no Plano Mestre de Produção, de acordo com a árvore de produtos.
Na prática, identifique quanto de cada insumo do segundo são essenciais proporcionalmente para fabricar determinado produto estabelecido no primeiro.
Dessa maneira, será possível demonstrar quando e quanto será necessário comprar de cada insumo, levando em conta o lead time do fornecedor e a quantidade por lote (consultando a lista de materiais).
5. Relatório de compra por insumos
Faça uma planilha com a listagem de todos os itens que precisarão ser comprados no período estudado, no momento exato planejado para compra. Além disso, trace o estoque mínimo necessário para que o material não falte e o estoque máximo para que não desperdice.
Dessa forma, apesar de alguns procedimentos manuais, a aplicação de MRP I e gerenciamento de Estoque por MS Excel e outras ferramentas consegue suprir a ausência de um Sistema ERP, na realidade de Micro e Pequenos Empreendedores.
Ademais, para otimizar o processo, ainda é possível fabricar uma planilha automatizada, na qual, por meio de fórmulas, o Plano Mestre de Produção e o quadro de MRP já forneça as informações automaticamente ao Relatório de Compras por insumos.
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